Personal ist in der Regel der größte Kostenblock in jedem Lagerbetrieb. Personalmanagement-Systeme (Labor Management Systeme, kurz LMS) wurden vor Jahrzehnten eingeführt, um den Einsatz von Arbeitskräften zu optimieren und deren Effizienz zu steigern. Diese Tools haben sich mit geänderten Unternehmenskulturen und neuen Anforderungen an die Arbeitskräfte weiterentwickelt. Waren sie früher oftmals ein auf „Zuckerbrot und Peitsche“ basierendes System, trägt innovatives Personalmanagement heute dazu bei, die Leistung Ihres Unternehmens zu steigern.
Personalmanagement-Systeme wurden ursprünglich eingeführt, um die Ausbildung und Leistungen der Mitarbeiter besser verfolgen zu können. In einer Welt, in der Daten meist nicht in Echtzeit zur Verfügung standen, konnte das LMS der alten Schule glänzen. Es diente als Grundlage für die Entwicklung von leistungsbezogenen Vergütungsprogrammen, die, wenn sie richtig umgesetzt wurden, sehr erfolgreich waren. Um ein Programm mit Anreizen richtig zu implementieren, muss ein Unternehmen jedoch sicherstellen, dass die Prozesse gerecht sind. Das ist allerdings leichter gesagt als getan.
Mitarbeiterleistungen fair beurteilen
Viele verschiedene Variablen, die oft völlig unabhängig von der tatsächlichen Leistung des Mitarbeiters sind, tragen zu einer höheren oder niedrigeren Leistung der Schicht bei:
- Welche Distanzen mussten Mitarbeiter zurücklegen?
- Mussten sie aufstehen oder sich bücken, um den Artikel zu greifen?
- Wie groß oder schwer war das Produkt?
Diese und weitere Variablen müssen im Logistikbetrieb berücksichtigt werden, um eine faire Bewertung der Mitarbeiterleistung zu ermöglichen. Das Konzept der “Engineered Labor Standards” (ELS) war geboren: Äußerst komplexe Modelle wurden berechnet, um jede Aktion zu verfolgen. Zeitstudien basierend auf der Maynard Operation Sequence Technique (MOST) und ähnlichen Methoden wurden durchgeführt.
Abläufe werden immer dynamischer
Das System kennt jeden Schritt der Bediener. Jede Aktion, die ausführt wird, wird zeitlich erfasst und mit einer Punktzahl versehen. „Big Brother is watching you“ – die ständige Überwachung – wurde real. In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen diese Systeme betrachten, aber geändert.
Lagerbetriebe werden immer dynamischer, mit einem oft unvorhersehbaren Wechsel zwischen Aufträgen von stationärem und Online-Handel. Diese ständigen Anpassungen erfordern einzigartige Prozesse, die ständig angepasst und optimiert werden müssen.
Werden traditionelle Personalmanagement-Systeme obsolet?
Was bedeutet diese Volatilität für Personalmanagement-Systeme? Zeitstudien sind kostspielig, und jedes Mal, wenn sich ein Prozess ändert, müssen sie neu berechnet werden. Unternehmen müssen alle paar Jahre Tausende von Euro ausgeben, um diese Studien auf dem neuesten Stand zu halten.
Letztendlich besteht das Ziel des Logistikbetriebes darin, die Aufträge pünktlich und effizient zu erfüllen. Unternehmen haben erkannt, dass sie dieses Ziel mit anderen Methoden erreichen können, als jede einzelne Aktion ihrer Mitarbeiter zu verfolgen.
Ganzheitlicher Ansatz für das Personalmanagement
Mit der Einführung komplexer Automatisierung und einer Reihe von Logistiksoftware-Systemen, beginnen viele Unternehmen, ihren Betrieb ganzheitlich zu betrachten:
- Haben wir genügend Mitarbeiter, um die Nachfrage zu bedienen? Haben wir zu viele?
- Basierend auf den Aufträgen im Backlog, welche Bereiche des Lagers sind am stärksten betroffen?
- Wie können wir sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind?
- Welche Automatisierungskomponenten sollten wann aktiv sein?
Leistungskennzahlen sind natürlich auch bei der Beantwortung dieser Fragen wichtig. Um sicherzustellen, dass genügend Personal verfügbar ist, muss bekannt sein, was das Team tatsächlich leisten kann. Innovative LMS können den Leistungsverlauf eines Betriebes analysieren und die künftige Leistung vorhersagen. Sie können relativ genau prognostizieren, was der Betrieb leisten kann.
Mit solchen Prognosedaten kann viel besser geplant werden, als mit einem vorgegebenen, starren Leistungsziel, dessen Erreichung oft schlichtweg unmöglich ist.
Alle drei Phasen des Betriebs – vor, während und nach der Schicht – müssen sorgfältig berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass der Betrieb die SLAs einhalten kann und effizient arbeitet.
Vor der Schicht: Planung
Vor Schichtbeginn liegt der Fokus auf der Ressourcenplanung. Schließlich sollte das Delta zwischen den geplanten und den tatsächlich ausgelieferten Einheiten so nahe wie möglich bei null liegen. Das bedeutet, dass die Aufträge pünktlich an den Kunden ausgeliefert werden, ohne dass zu viele Arbeitsstunden anfallen. Komplexe Lagersysteme bestehen aus vielen, komplexen Prozessen. Einige sind voneinander abhängig, andere laufen parallel. Das Planungssystem muss diese Lagerprozesse ebenso verstehen wie die Verfügbarkeit und das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter, die die Arbeit ausführen werden.
Während der Schicht: Leistungsinformation in Echtzeit
Ein guter Plan bildet die Grundlage für eine gute Schicht. Selten jedoch läuft alles wie geplant. Sobald die Schicht beginnt, müssen Schichtleiter eine aktuelle Sicht auf die aktuelle Leistung haben. So können sie sofort sehen, ob Anpassungen vorgenommen werden müssen, um die Ziele zu erreichen. Während der Schicht ist es wichtig, nicht nur die Leistung der Mitarbeiter zu analysieren, sondern auch die Gesamtleistung der Prozesse. Wenn eine Prozessleistung abweicht, könnte dies zu einem Ungleichgewicht führen, das später einen Engpass verursacht. Intelligente Systeme können dies im Voraus erkennen und Handlungsalternativen vorschlagen, um den Engpass zu mildern oder ganz zu vermeiden.
Nach der Schicht: Künftige Leistung verbessern
Nach der Schicht ist vor der Schicht. Die Ergebnisse müssen analysiert werden, um die künftige Leistung zu verbessern. Mit einem guten Personalmanagement-System ist dies in zweierlei Hinsicht möglich. Einerseits wissen die Schichtleiter, was die Mitarbeiter und Prozesse leisten, wie viel das kostet und wie viel Zeit in den verschiedenen Bereichen des Lagers verbracht wurde. Auf dieser Grundlage können sie entscheidende Maßnahmen zur Verbesserung und Optimierung des Betriebs ergreifen. Andererseits können diese Ergebnisse in das Personalmanagement-System zurückgespielt werden, um genauere Pläne und Prognosen für die Zukunft zu erstellen.
All das kann erreicht werden, ohne Tausende von Euro für komplexe Zeitstudien auszugeben. Personalmanagement-Systeme werden in Zukunft nicht mehr als „Zuckerbrot und Peitsche“ eingesetzt. Vielmehr sind sie innovative Tools, die den Betrieb ganzheitlich betrachten, um Schichtpläne zu erstellen, den Mitarbeitern Flexibilität zu gewähren und den Führungskräften in Echtzeit Unterstützung bei der Zielerreichung bieten.
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